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上海海事大學(xué)采購檔案管理辦法（試行）

（自2024年4月7日起施行）

第一章? 總則

第一條?為進(jìn)一步規(guī)范采購檔案的收集與管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《上海市檔案條例》等法律法規(guī)和檔案管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實際，制定本辦法。

第二條?本辦法所稱采購檔案指在開展學(xué)校限額以上項目采購時形成的各類記錄材料，包括審批文件、采購過程文件、合同文本等相關(guān)紙質(zhì)文件及電子文件。

第三條?采購電子文件包括上海市政府采購云平臺、上海市建設(shè)工程交易服務(wù)中心電子交易平臺、學(xué)校采購管理系統(tǒng)和網(wǎng)上辦事中心中留存的采購電子數(shù)據(jù)，也包括各類電子標(biāo)書、郵件報價資料等電子資料。

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第二章? 采購檔案的收集與管理

第四條?采購需求部門、采購與招投標(biāo)管理中心等根據(jù)學(xué)校采購管理相關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)收集和管理對應(yīng)的采購檔案。

第五條?采購需求部門為采購檔案正本收集第一責(zé)任部門，負(fù)責(zé)收集和保管包括采購申請、立項論證材料、招標(biāo)（采購）文件、投標(biāo)（響應(yīng)）文件、中標(biāo)（成交）文件、項目合同文本、項目驗收資料等整個過程材料。

第六條?采購與招投標(biāo)管理中心負(fù)責(zé)收集和管理各項目從采購受理到中標(biāo)或成交通知書發(fā)出的采購過程資料，包括采購申請、決策記錄、采購和成交公告、招標(biāo)投標(biāo)文件、項目開標(biāo)和評審記錄、中標(biāo)或成交通知書、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料。

第七條?檔案館負(fù)責(zé)采購檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查，以及移交采購檔案的保管與利用。

第八條?采購檔案應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行移交。采購需求部門項目經(jīng)辦人原則上應(yīng)在項目完成后一個月內(nèi)向采購與招投標(biāo)管理中心進(jìn)行移交，采購與招投標(biāo)管理中心項目采購經(jīng)辦人負(fù)責(zé)各自經(jīng)辦項目采購檔案的收集與整理，采購過程中的電子資料除系統(tǒng)留存情形外，應(yīng)同步收集并刻盤保存。

第九條 采購與招投標(biāo)管理中心應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)對采購檔案按年度組卷、編號，并根據(jù)檔案館要求定期進(jìn)行移交。歸檔檔案須符合學(xué)校有關(guān)檔案要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。

第十條?采購檔案的保管期限至少為十五年。對于在較長時期內(nèi)有查考利用價值的重大采購檔案資料，可根據(jù)需要延長保存期限。

第十一條?采購檔案保管期限已滿，由檔案館提出存毀意見，編制銷毀清單，提交采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后按規(guī)范集中銷毀。銷毀清單需長期保存。

第十二條?工程項目采購檔案由基建處、后勤中心負(fù)責(zé)收集、管理和歸檔，保管期限按工程相關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

第十三條?涉密采購檔案按國家和學(xué)校有關(guān)保密管理規(guī)定執(zhí)行。

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第三章? 采購檔案的利用

第十四條?查（借）閱采購檔案須辦理申請手續(xù)，經(jīng)申請部門和采購與招投標(biāo)管理中心負(fù)責(zé)人同意，方可查閱。

第十五條?查（借）閱采購檔案人員應(yīng)自覺遵守保密制度和檔案管理有關(guān)規(guī)章制度，不得遺失、損毀、篡改和泄露采購檔案內(nèi)容。

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第四章? 附則

第十六條?采購檔案隨時接受監(jiān)察、審計部門針對采購項目的監(jiān)察或?qū)徲嫛?/p>

第十七條?本辦法發(fā)布之日起試行，由采購與招投標(biāo)管理中心負(fù)責(zé)解釋。

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