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上海海事大學(xué)采購(gòu)檔案管理辦法（試行）
（自2024年4月7日起施行）
第一章? 總則
第一條?為進(jìn)一步規(guī)范采購(gòu)檔案的收集與管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《上海市檔案條例》等法律法規(guī)和檔案管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。
第二條?本辦法所稱采購(gòu)檔案指在開(kāi)展學(xué)校限額以上項(xiàng)目采購(gòu)時(shí)形成的各類記錄材料，包括審批文件、采購(gòu)過(guò)程文件、合同文本等相關(guān)紙質(zhì)文件及電子文件。
第三條?采購(gòu)電子文件包括上海市政府采購(gòu)云平臺(tái)、上海市建設(shè)工程交易服務(wù)中心電子交易平臺(tái)、學(xué)校采購(gòu)管理系統(tǒng)和網(wǎng)上辦事中心中留存的采購(gòu)電子數(shù)據(jù)，也包括各類電子標(biāo)書(shū)、郵件報(bào)價(jià)資料等電子資料。
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第二章? 采購(gòu)檔案的收集與管理
第四條?采購(gòu)需求部門、采購(gòu)與招投標(biāo)管理中心等根據(jù)學(xué)校采購(gòu)管理相關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)收集和管理對(duì)應(yīng)的采購(gòu)檔案。
第五條?采購(gòu)需求部門為采購(gòu)檔案正本收集第一責(zé)任部門，負(fù)責(zé)收集和保管包括采購(gòu)申請(qǐng)、立項(xiàng)論證材料、招標(biāo)（采購(gòu)）文件、投標(biāo)（響應(yīng)）文件、中標(biāo)（成交）文件、項(xiàng)目合同文本、項(xiàng)目驗(yàn)收資料等整個(gè)過(guò)程材料。
第六條?采購(gòu)與招投標(biāo)管理中心負(fù)責(zé)收集和管理各項(xiàng)目從采購(gòu)受理到中標(biāo)或成交通知書(shū)發(fā)出的采購(gòu)過(guò)程資料，包括采購(gòu)申請(qǐng)、決策記錄、采購(gòu)和成交公告、招標(biāo)投標(biāo)文件、項(xiàng)目開(kāi)標(biāo)和評(píng)審記錄、中標(biāo)或成交通知書(shū)、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料。
第七條?檔案館負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查，以及移交采購(gòu)檔案的保管與利用。
第八條?采購(gòu)檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行移交。采購(gòu)需求部門項(xiàng)目經(jīng)辦人原則上應(yīng)在項(xiàng)目完成后一個(gè)月內(nèi)向采購(gòu)與招投標(biāo)管理中心進(jìn)行移交，采購(gòu)與招投標(biāo)管理中心項(xiàng)目采購(gòu)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)各自經(jīng)辦項(xiàng)目采購(gòu)檔案的收集與整理，采購(gòu)過(guò)程中的電子資料除系統(tǒng)留存情形外，應(yīng)同步收集并刻盤保存。
第九條 采購(gòu)與招投標(biāo)管理中心應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)檔案按年度組卷、編號(hào)，并根據(jù)檔案館要求定期進(jìn)行移交。歸檔檔案須符合學(xué)校有關(guān)檔案要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。
第十條?采購(gòu)檔案的保管期限至少為十五年。對(duì)于在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的重大采購(gòu)檔案資料，可根據(jù)需要延長(zhǎng)保存期限。
第十一條?采購(gòu)檔案保管期限已滿，由檔案館提出存毀意見(jiàn)，編制銷毀清單，提交采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后按規(guī)范集中銷毀。銷毀清單需長(zhǎng)期保存。
第十二條?工程項(xiàng)目采購(gòu)檔案由基建處、后勤中心負(fù)責(zé)收集、管理和歸檔，保管期限按工程相關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。
第十三條?涉密采購(gòu)檔案按國(guó)家和學(xué)校有關(guān)保密管理規(guī)定執(zhí)行。
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第三章? 采購(gòu)檔案的利用
第十四條?查（借）閱采購(gòu)檔案須辦理申請(qǐng)手續(xù)，經(jīng)申請(qǐng)部門和采購(gòu)與招投標(biāo)管理中心負(fù)責(zé)人同意，方可查閱。
第十五條?查（借）閱采購(gòu)檔案人員應(yīng)自覺(jué)遵守保密制度和檔案管理有關(guān)規(guī)章制度，不得遺失、損毀、篡改和泄露采購(gòu)檔案內(nèi)容。
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第四章? 附則
第十六條?采購(gòu)檔案隨時(shí)接受監(jiān)察、審計(jì)部門針對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的監(jiān)察或?qū)徲?jì)。
第十七條?本辦法發(fā)布之日起試行，由采購(gòu)與招投標(biāo)管理中心負(fù)責(zé)解釋。
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