上海海事大學(xué)采購代理機構(gòu)管理辦法（試行）
（自2023年6月21日起施行）
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第一章? 總則
第一條 為規(guī)范采購代理機構(gòu)(以下簡稱代理機構(gòu))的遴選、委托、考核等管理工作，維護學(xué)校合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國招標投標法》《政府采購代理機構(gòu)管理暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱代理機構(gòu)是指上海市集中采購機構(gòu)以外受學(xué)校委托從事采購代理業(yè)務(wù)的社會中介機構(gòu)，包含“工程”和“貨物與服務(wù)”兩種類別。代理服務(wù)費超出分散采購限額標準單獨委托的代理機構(gòu)管理辦法按照合同約定執(zhí)行，不在本辦法約束范疇，可參考執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。
第三條 采購與招投標管理中心（以下簡稱采招中心）在學(xué)校采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下負責代理機構(gòu)的遴選、委托、考核等管理工作。
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第二章 代理機構(gòu)資格條件及責任義務(wù)
第四條 學(xué)校代理機構(gòu)應(yīng)當具備以下條件：
（一）具有獨立承擔民事責任的能力；
（二）已列入中國政府采購網(wǎng)、上海市政府采購網(wǎng)采購代理機構(gòu)目錄；貨物與服務(wù)代理機構(gòu)還需滿足機電產(chǎn)品國際招標代理要求，工程代理機構(gòu)還需滿足上海市工程建設(shè)項目代理要求；
（三）有健全的組織機構(gòu)和完善的政府采購內(nèi)部監(jiān)督管理制度；
（四）在上海市有固定營業(yè)場所，具備開展采購代理業(yè)務(wù)所必需的辦公條件，包括必要的評審場地和錄音錄像等監(jiān)控設(shè)備設(shè)施，符合上海市人民政府規(guī)定的標準；
（五）具有良好職業(yè)道德，嚴格遵守保密義務(wù)，維護學(xué)校的合法權(quán)益；
（六）無嚴重違紀、違法行為；
（七）符合法律、法規(guī)規(guī)定的其他條件。
第五條 代理工作實行項目負責人制度，項目負責人應(yīng)為代理機構(gòu)法定代表人授權(quán)的機構(gòu)內(nèi)專職人員，牽頭組建經(jīng)采招中心認可的專業(yè)團隊，對代理項目實行全過程管理。
第六條 代理機構(gòu)按照以下職責接受委托并提供代理服務(wù)：
（一）確認接受代理業(yè)務(wù)，按時簽訂代理協(xié)議，制訂工作計劃。
（二）審核采購需求，確保采購需求完整、明確，資格條件、技術(shù)、服務(wù)、安全等要求符合法律法規(guī)以及政府采購政策的規(guī)定，并編制重難點項目采購策劃。
（三）編制采購文件，發(fā)布采購公告，發(fā)售采購文件，組織澄清、答疑，發(fā)布澄清、變更文件。
（四）根據(jù)項目需要組織資格預(yù)審，接受投標報名，組織標前答疑會，現(xiàn)場踏勘等。
（五）按照項目需求依法抽取采購評審專家，組建評標委員會或評審小組。負責完成資格審查，協(xié)助評標委員會或評審小組核對資料，協(xié)助編制評審報告并報學(xué)校確認中標或成交供應(yīng)商。
（六）組織開標、組織評標、協(xié)助招標人定標等工作，對開標、評標進行全程錄音錄像，做好相關(guān)記錄并整理歸檔。
（七）備案評審結(jié)果和發(fā)出中標（成交）通知書或未中標（未成交）通知書，同時在法定媒體發(fā)布評審結(jié)果公示或公告，退還投標保證金，協(xié)助簽訂采購合同。
（八）需要變更采購方式時，配合提供相關(guān)材料。
（九）負責質(zhì)疑處理，在受理項目詢問、質(zhì)疑時，需經(jīng)采招中心審核同意后，在法定期限內(nèi)答復(fù)詢問、質(zhì)疑，并協(xié)助采招中心處理相關(guān)法律糾紛。
（十）配合政府采購主管部門、學(xué)校處理投訴事宜。
（十一）負責建立真實、完整、規(guī)范的采購文件。采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。采購文件可以采用電子檔案方式保存，相關(guān)電子檔案應(yīng)當符合《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國電子簽名法》等法律法規(guī)的要求。采購文件同時需提交學(xué)校采招中心存檔。
（十二）組織專家組對學(xué)校擬采購進口產(chǎn)品的合理性及必要性進行論證，并在《政府采購進口產(chǎn)品專家論證意見》上出具論證意見。論證意見須符合上海市財政局相關(guān)規(guī)定。
（十三）開展委托的其他事項。
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第三章 代理機構(gòu)遴選、業(yè)務(wù)委托及代理費
第七條 原則上工程代理機構(gòu)、貨物與服務(wù)代理機構(gòu)分別不少于3家。代理機構(gòu)數(shù)量不足時，及時啟動代理機構(gòu)遴選。各個代理機構(gòu)之間應(yīng)無利益關(guān)系且只能代理其中一個類別。
第八條 采招中心通過公開招標方式遴選代理機構(gòu)。學(xué)校與代理機構(gòu)的服務(wù)合同一年一簽。每年服務(wù)期滿前，采招中心根據(jù)上一年度考核情況，決定是否與代理機構(gòu)續(xù)簽服務(wù)合同。代理機構(gòu)服務(wù)期限最長不得超過三年，服務(wù)期滿后重新組織遴選。
第九條 采招中心按照需求部門采購項目委托至采招中心的時間先后順序依次委托入選的代理機構(gòu)代理采購項目。對于同一需求部門提出的可能同一時間評標的項目、屬于總分包關(guān)聯(lián)性項目或者其他拆分委托后實施困難的項目，原則上應(yīng)委托同一家代理機構(gòu)。特殊情況下，采購工作小組集體決策選定合適的代理機構(gòu)執(zhí)行項目。
第十條 代理機構(gòu)代理業(yè)務(wù)時收取的代理服務(wù)費一般由中標、成交供應(yīng)商支付，另有約定的從其約定。代理機構(gòu)應(yīng)當在采購文件中明示代理費用收取方式及標準，隨中標、成交結(jié)果一并公開本項目收費情況，包括具體收費標準及收費金額等。
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第四章 代理機構(gòu)服務(wù)考核
第十一條 采招中心在采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)代理機構(gòu)履行代理職責情況和校內(nèi)采購需求部門對代理機構(gòu)的評價情況，對代理機構(gòu)進行服務(wù)考核。
第十二條 考核分為項目考核和年度考核。
項目考核：代理機構(gòu)完成項目委托采購后，由采招中心項目經(jīng)辦人與采購需求部門代表對代理機構(gòu)項目完成情況進行評價。
年度考核：采招中心匯總項目考核結(jié)果，組織年度考核，發(fā)布考核結(jié)果。
考核采取計分制，按照《上海海事大學(xué)代理機構(gòu)考核計分標準》進行，根據(jù)考核情況發(fā)放《上海海事大學(xué)代理機構(gòu)項目考核結(jié)果通知書》和《上海海事大學(xué)代理機構(gòu)年度考核結(jié)果通知書》。
第十三條 考核周期內(nèi)單項目扣分達到一定分值的，按以下規(guī)定處理：
（一）扣分達到3分，給予警告并責令其改善。
（二）扣分達到6分，約談項目負責人、責令提出整改措施、暫停3個月項目代理資格。
（三）扣分達到10分，約談代理機構(gòu)負責人、責令其提出整改方案并暫停6個月項目代理資格。
（四）扣分達到15分，暫停12個月項目代理資格。
第十四條 年度考核達到一定分值的，按以下規(guī)定處理：
（一）綜合平均扣分6分以內(nèi)，且單項目扣分未出現(xiàn)達到10分的情況，續(xù)簽下一年度。
（二）綜合平均扣分10分以內(nèi)，且單項目扣分未出現(xiàn)達到15分的情況，責令其提出新一年度的服務(wù)方案后確認是否續(xù)簽下一年度。
（三）超過以上扣分限額的不再續(xù)簽。
代理機構(gòu)對項目扣分有異議的，可在接到考核結(jié)果通知書反饋之日起5個工作日內(nèi)，提出書面申訴。經(jīng)查實屬不當扣分的，應(yīng)取消或變更扣分記錄。年度考核結(jié)果進行公示，公示期間接受校內(nèi)各部門的咨詢、監(jiān)督。
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第五章 紀律監(jiān)督
第十五條 校內(nèi)采購需求部門應(yīng)依法依規(guī)為代理機構(gòu)開展代理采購活動給予必要支持和配合，不得違規(guī)干涉代理機構(gòu)正常開展代理采購業(yè)務(wù)。
第十六條 學(xué)校相關(guān)工作人員在代理機構(gòu)遴選、委托、考核中應(yīng)認真履行崗位職責，做到客觀公正、實事求是、廉潔奉公，切實維護學(xué)校的合法權(quán)益。
第十七條 代理機構(gòu)應(yīng)當按委托協(xié)議依法依規(guī)履行職責。對違反規(guī)定濫用職權(quán)、玩忽職守、徇私舞弊的相關(guān)人員將嚴格按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定和國家法律法規(guī)進行報告、處理。
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第六章 附則
第十八條 法律法規(guī)和規(guī)章政策對采購代理機構(gòu)有特殊要求的事項，從其規(guī)定。
第十九條 本辦法自發(fā)布之日起試行，由采招中心負責解釋。
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附件：1.上海海事大學(xué)代理機構(gòu)年度考核結(jié)果通知書
? ? ? ? ? ?2.上海海事大學(xué)代理機構(gòu)項目考核結(jié)果通知書
? ? ? ? ? ?3.上海海事大學(xué)代理機構(gòu)考核計分標準
? ? ? ? ? ?4.采購代理機構(gòu)常見違法違規(guī)事項清單
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