校長辦公室（質量管理辦公室、信訪辦公室、校友聯絡處）

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　　校長辦公室是在校長及分管副校長領導下的負責協調和處理日常行政工作 的綜合部門,其主要職責是:

　　一、負責檢查了解各部門貫徹執行中央的方針政策、貫徹執行校長辦公會 議決定和校領導指示以及開展重點工作的情況,并及時向學校領導報告。

　　二、根據學校領導的指示,負責或組織起草學校工作計劃、報告、總結等 文件。參與研究學校發展的重大問題,圍繞學校中心工作,深入調查研究,及 時反映情況,并提出相應的意見和建議。

　　三、負責收集、整理、綜合處理和報送教學、科研等各種信息,編寫年鑒。

　　四、按學校領導指示或授權,組織協調有關職能部門的工作。負責或參與 學校重要活動的組織工作。

　　五、負責上級部門和兄弟院校以及有關企業等領導與本校領導商談工作的 聯系事宜和來賓的接待工作。負責學校領導公務活動的服務工作。

　　六、負責上級機關和學校領導指示的有關交辦、督辦、查辦工作。負責全 校行政公文的收發、登記、運轉、催辦和發文的審核以及各部門文書工作的業 務指導。并負責相關文印工作。

　　七、負責學校印鑒的使用管理。審定各行政部門印章的刻制、發放和管理。負責行政介紹信的開具和管理工作。負責行政方面的信訪工作。

　　八、負責制定機關工作制度、會議制度、公文處理制度,并監督執行。負 責協調或組織學校重要的規章制度的制定工作。負責處理其他機關公共事務。

　　九、負責指導和歸口管理各部門文件的立卷歸檔工作以及綜合檔案開發利 用工作。

　　十、負責推進辦公自動化和信息公開工作。

　　十一、歸口管理和指導全校性的統計工作,負責綜合性統計工作。

　　十二、負責申報用于行政管理的經費計劃,協助校長管理校長特支經費。

　　十三、負責承辦領導交辦的其他臨時性工作。

校長辦公室主任崗位職責

　　一、在校長領導下,全面主持辦公室工作,組織辦公室全體人員完成學校 規定的各項任務,發揮好參謀、助手和服務作用。

　　二、負責了解校內行政各部門貫徹上級領導指示、執行校長辦公會議情況,??以及各部門開展重點工作的情況,并及時向校領導匯報。

　　三、參與調研學校發展、體制改革的重大問題,及時提出參謀意見,協助校領導制定重大工作決策、改革總體方案等。

　　四、主持起草學校工作計劃、重要報告、總結、指示等文件,審核以學校名義報送及下發的重要文件。

　　五、負責綜合檔案館工作計劃的制定和管理工作。

　　六、負責指導校友聯絡處工作。

　　七、負責組織、落實或協調校領導交辦和督辦的有關工作。

　　八、做好辦公室人員的思想政治工作,認真組織政治學習和業務學習,提高工作效率和質量。

校長辦公室副主任(一)崗位職責

　　一、協助主任做好辦公室的各項工作。分管秘書科工作。

　　二、負責處理學校的各種文件、函電,提出擬辦意見,并根據校領導指示,檢查、督促有關部門辦理。

　　三、負責校長辦公會議及校領導召開的重要會議的記錄整理工作。組織學校重要活動和工作的對外宣傳報道工作。

　　四、負責組織撰寫學校年鑒工作。負責組織學校信息的收集、整理和上報工作。

　　五、負責組織起草學校工作計劃、工作總結、重要報告、指示等文件。

　　六、負責推進辦公自動化和信息公開工作。

　　七、兼任質量管理辦公室副主任職務。

校長辦公室副主任(二)崗位職責

　　一、協助主任做好辦公室的各項工作。分管綜合科工作。

　　二、負責學校重要行政事務的組織、協調與落實工作。

　　三、負責協調和安排學校重要活動、會議的組織、安排、落實工作。

　　四、負責組織、協調與安排校級重要交流的接待與校領導出訪工作。

　　五、負責學校綜合統計及數據分析工作。

　　六、完成領導交辦的其他行政事務。

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校長辦公室副主任(三)崗位職責

　　一、全面負責信訪辦公室工作。

　　二、負責聯系、協調校領導及有關部門接待、處理重要信訪事項。

　　三、配合上級部門依法妥善處置相關信訪事項。

　　四、承辦上級部門和校領導交辦的重要信訪事項的查處、督辦、反饋工作。做好矛盾糾紛排查和信息反饋工作。

　　五、向有關校領導及黨辦、校辦等部門通報重要信訪事項的進程和處理結果。

　　六、完成校領導交辦的其他工作任務。

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校長辦公室副主任(四)崗位職責

　　一、在校長辦公室主任(兼校友聯絡處處長)的領導下,主持校友聯絡處 日常工作。

　　二、協助建立國內外各校友會。

　　三、主動加強與各地校友會聯系,密切溝通。熟悉、掌握校友動態情況。

　　四、做好校友會網站建設與管理工作。

　　五、加強校友會組織宣傳工作,完成校友會工作報告。

　　六、完成學校領導交辦的其他工作。

綜合科部門職責

　　一、 做好學校重要行政事務的組織、協調與落實工作。

　　二、 做好學校重要會議和大型活動的組織協調和落實工作,完成有關接待 工作。

　　三、 負責對外聯絡,協助信訪辦做好信訪事項處理工作。

　　四、 完成學校綜合統計及數據分析工作。

　　五、 會同信息化辦公室做好學校辦公自動化系統的日常管理與維護工作。 六、 做好校領導和校辦內部服務工作。

　　七、 協助完成校長辦公室“收集資料,綜合信息”相關工作。

　　八、 協助完成校長辦公室的有關文字和信息工作。

　　九、 協助完成公文流轉工作。

　　十、 完成領導交辦的其他工作。

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綜合科主管崗位職責

　　一、參與全校綜合性行政工作的組織協調、檢查與督促工作。

　　二、協助做好學校重要來賓的接待工作;參與學校重要活動的策劃、組織 與實施。

　　三、負責校領導參加校內各種禮儀活動及外出工作的有關安排、服務與保 障工作。

　　四、負責學校綜合統計及數據分析工作。

　　五、協助完成校長辦公室“收集資料,綜合信息”相關工作。

　　六、完成領導交辦的其他工作。

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綜合科科員崗位職責

　　一、負責辦公室日常行政事務管理工作。

　　二、負責校行政領導的辦公室管理和后勤服務工作。

　　三、具體負責接待工作,參與學校大型活動協調和組織工作。

　　四、負責學校綜合統計數據的收集、整理、匯總工作,及時完成數據上報工作。

　　五、負責學校辦公自動化系統的日常管理與維護工作。

　　六、編輯、發出校內電子顯示屏信息。

　　七、負責對外聯絡,協助信訪辦做好信訪事項處理工作。

　　八、協助完成校長辦公室的有關文字和信息工作。

　　九、協助完成公文流轉工作

　　十、協助做好校領導和校辦內部服務工作。

　　十一、完成領導交辦的其它工作。

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秘書科部門職責

　　一、草擬學校部分公文、領導講話稿、全校性工作計劃、總結和工作報告等。

　　二、負責校園網、數字化校園平臺相關欄目管理工作。負責信息公開申請的 受理、轉辦和答復等工作。

　　三、負責校內信息的收集、編輯和發布。

　　四、負責將重要信息上報上級部門。

　　五、負責編輯各類簡報等。

　　六、負責公文流轉工作。

　　七、協助主任收集資料,綜合信息,給校領導提供決策依據。

　　八、完成校長辦公室的其他有關文字工作。

　　九、負責學校行政公文的審核、行政公文的打印。

　　十、協助做好學校重要會議和大型活動的組織協調和落實工作,協助完成有關接待工作。

　　十一、協助做好校領導和校辦內部服務工作。

　　十二、負責印章管理。

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秘書科主管崗位職責

　　一、負責秘書科日常工作。

　　二、負責起草學校工作計劃、工作總結、重要報告、指示等文件以及領導講 話稿。

　　三、負責信息公開申請的受理、轉辦和答復等工作。

　　四、整理上報信息(上海市教委、交通運輸部等上級部門)。

　　五、協助主任收集資料,綜合信息,給校領導提供決策依據。

　　六、協助做好學校重要會議和大型活動的組織協調和落實工作。

　　七、完成領導交辦的其他工作。

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秘書科科員(文秘)崗位職責

　　一、編輯整理各部門的信息和動態,主動采集信息,編輯上傳校園網新聞。

　　二、編輯各類簡報等。

　　三、編輯、發布校內電子顯示屏信息。

　　四、配合做好秘書科其他各項工作。

　　五、協助完成有關接待工作。

　　六、完成領導交辦的其他工作。

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秘書科科員(文印)崗位職責

　　一、公文的登記(電子化)、公文流轉。

　　二、機要打字、打印。

　　三、負責印章管理。

　　四、配合做好秘書科其他各項工作。

　　五、完成領導交辦的其他工作。

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檔案館部門職責

　　一、貫徹執行國家關于檔案工作的法令、政策和規定,規劃全校檔案工作; 二、制定本校檔案工作的規章制度,監督、指導和檢查執行情況; 三、負責對全校文件材料形成部門的立卷工作進行指導,集中統一管理學校黨群、行政、 教學、科研、基建、財務、設備、科技開發與產品生產、外事、 出版等類檔案;

　　四、負責接收、整理、分類、鑒定(銷毀)、保管、統計全校各類檔案( 人事檔案、教師業務檔案除外);

　　五、開展檔案利用工作,提供檔案為學校各項工作服務;

　　六、負責編輯檔案參考材料,編制檔案檢索工具,積極開發檔案信息資源;

　　七、參加學校科研成果鑒定會、基建項目竣工驗收與重大儀器設備的開箱驗收活動,按規定做好應歸檔文件材料的驗收工作;

　　八、培訓全校專(兼)職檔案工作人員;

　　九、學習、研究和采用新技術,推行檔案管理的現代化;

　　十、組織完成上級檔案部門交辦的檔案業務工作。

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檔案館主任崗位職責

　　一、在校長辦公室主任領導下,主持檔案館日常工作。

　　二、組織擬訂、修訂、審定各類檔案管理制度并組織實施;

　　三、制定與檔案管理工作有關的程序文件,保證體系文件正確有效運行;

　　四、負責接待、處理有關單位和人員的來訪、來函,負責檔案業務工作的對外聯系;

　　五、制定檔案設備的添置、更新計劃,負責檔案設備(空調機、去濕機、復印機、計算機)的報修、維護工作;

　　六、負責匯總、審核檔案統計年度報表;

　　七、制定并組織實施檔案工作計劃,撰寫檔案工作年度總結;

　　??八、在校辦主任的領導下,組織檔案館人員參與做好學校年鑒的編寫工作;

　　九、在學校檔案鑒定小組的領導下,會同有關部門,組織檔案館人員對超出 保管期限的檔案進行鑒定,并提出存毀意見,經領導批準后,組織人員實施檔案 的銷毀任務;

　　十、推進檔案有效利用及信息化管理工作;

　　十一、組織檔案館干部的業務學習和培訓,并負責檔案保密教育。

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黨群、行政檔案管理崗位職責

　　一、根據國家有關檔案工作的政策和法規,參與起草、修訂本校有關檔案工 作的管理制度并付諸實施;

　　二、指導、督促、檢查、協助文書立卷人員做好文件材料的形成、積累和整 理歸檔工作;

　　三、負責黨群、行政類檔案的接收工作,按歸檔要求進行驗收。負責學校照 片、聲像檔案的整理、編目、保管工作;

　　四、對接收入庫的黨政檔案進行分類、整理、編目;

　　五、積極開展檔案的提供利用工作,負責日常的檔案借閱工作,編制必要的 檢索工具;負責黨政類檔案數據庫的維護及檔案信息的輸入、輸出等處理工作;

　　六、開展檔案的編研工作,匯編有關檔案資料,積極開發檔案信息資源,為 學校各項工作服務;

　　七、做好黨政檔案的保管工作,做好“八防”(防火、防盜、防蟲、防強光、 防潮、防高溫、防鼠、防塵)工作,維護檔案的安全和完整;

　　八、貫徹執行黨和國家關于保守黨和國家機密的規定,維護涉密檔案的安全; 九、參與有關檔案的鑒定工作,對超出保管期限的檔案提出存毀建議; 十、對保存的黨群、行政檔案數量、利用情況等方面進行準確的統計; 十一、做好黨政類檔案材料的日常補充插卷工作; 十二、完成檔案館和有關領導交辦的事務。

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教學、外事檔案管理崗位職責

　　一、根據國家有關檔案工作的政策和法規,參與起草、修訂本校有關檔案工 作的管理制度并付諸實施;

　　二、負責全校各教學、外事管理部門、各學院(部)教學、外事檔案的收集??工作,并按歸檔要求進行審查;

　　三、指導、督促、檢查、協助各立卷人員做好教學、外事文件材料的形成、積累和整理立卷工作;

　　四、對接收的各類檔案進行分類、整理和編目; 五、做好教學、外事檔案的保管工作,做好“八防”(防火、防盜、防蟲、防強光、防潮、防高溫、防鼠、防塵)工作,維護檔案的安全和完整; 六、貫徹執行國家關于保密工作的規定,維護涉密檔案的安全; 七、負責教學、外事檔案的提供利用工作,做好日常檔案借閱工作,編制實用的檢索工具;負責教學、外事類檔案數據庫的維護及檔案信息的輸入、輸出等 處理工作;

　　八、開發檔案信息資源,開展檔案的編研工作,匯編有關檔案資料,為學校 教學工作服務;

　　九、參與有關檔案的鑒定工作,對超出保管期限的檔案提出存毀建議;

　　十、定期進行教學、外事檔案的統計工作;

　　十一、做好日常的檔案材料補充插卷工作;

　　十二、完成檔案館和有關領導交辦的事務。

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科技、財會檔案管理崗位職責

　　一、根據國家有關檔案工作的政策和法規,參與擬起草、修訂本校有關檔案 工作的管理制度并付諸實施;

　　二、負責收集全校科研、基建、設備、產品、出版、財會類檔案,對接收的 檔案按歸檔要求進行審查;

　　三、指導、督促、檢查、協助各立卷部門及科技人員做好科技、財會類文件 材料的形成、積累和整理立卷工作;

　　四、按分門別類、便于保存和尋找的原則,對歸檔材料進行分類、整理和編 目;

　　五、負責科技、財會類檔案保管與庫房管理工作,積極做好八防(防火、防 盜、防蟲、防強光、防潮、防高溫、防鼠、防塵)工作,確保檔案材料完整、安 全;

　　六、遵守國家關于科技保密的規定,保證科技機密及檔案的安全,維護學校 和科技人員的合法權益;

　　七、做好科技、財會類檔案的提供利用工作,負責日常檔案查閱工作, 編制實用的檢索工具;負責科技、財會類檔案數據庫的維護及檔案信息的輸入、輸 出等處理工作;

　　八、開發檔案信息資源,開展檔案的編研工作,匯編有關檔案資料,發揮檔 案應有的價值作用;

　　九、參加學校科研成果鑒定會、基建項目竣工驗收與重大儀器設備的開箱驗 收活動,按規定做好應歸檔文件材料的驗收工作;

　　十、參與有關檔案的鑒定工作,對超出保管期限的檔案提出存毀建議;

　　十一、定期進行科技、財會檔案的統計工作;做好日常的檔案材料的補充插 卷工作;

　　十二、完成檔案館和有關領導交辦的事務。

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學生檔案管理崗位職責

　　一、根據國家有關學生檔案工作的政策和法規,參與起草、修訂本校有關學 生檔案工作的管理制度并付諸實施;

　　二、負責管理學校計劃內招收的研究生、全日制本科與高職學生的檔案;

　　三、負責學生檔案的接收、整理、保管、轉遞、接待查詢等工作;

　　四、負責對各學院分管新生、畢業生的輔導員及相關人員進行檔案材料收集、歸檔方面的培訓; 五、負責辦理學生檔案查閱利用工作,為學校和用人單位提供服務; 六、負責接收用人單位因故退回的畢業生檔案并進行登記; 七、負責日常檔案庫房的管理工作,采取措施確保檔案的安全、完整和保密;

　　九、推進學生檔案信息化管理工作;

　　十、完成有關領導交辦的事務。

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信訪辦公室部門職責

　　信訪辦公室是在黨委和行政的領導下,貫徹落實黨和國家信訪工作的方針、政策,依照國家有關法律法規開展信訪工作的部門。其主要職責是:

　　一、貫徹執行上級部門制定的信訪工作方針政策,負責制定、落實學校各 項信訪工作制度和措施。

　　二、負責指導全校的信訪工作,向信訪人宣傳有關法律、法規、規章和政策。

　　三、負責學校信訪事項的組織協調工作,安排校領導接待日工作。全面了 解學校信訪工作的情況。

　　四、負責信訪事項的受理、擬批、辦理、批轉重要的信訪材料。對信訪事 項辦理情況進行督促、催辦。

　　五、負責對上級信訪部門批轉的信訪材料的辦復情況進行督促、檢查, 并 負責上報辦理結果。

　　六、做好關系學校發展、穩定的信訪事項的矛盾排查和調處工作,及時掌握 學校信訪活動動態,針對可能發生的突發事件做好超前化解矛盾的工作。

　　七、負責通過信訪渠道分析校情民意,提供有價值的信息和重要情況,為民 主辦學、依法治校服務。

　　八、受理師生員工的申訴,組織協調聽證、仲裁等工作。

　　九、定期向有關校領導及黨辦、校辦等重要職能部門通報重要信訪事項的進 程與處理結果。

　　十、完成學校領導交辦的其他工作。

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校友聯絡處部門職責

　　校友聯絡處是聯系和服務廣大校友的部門。其主要職責是:

　　一、建立、維護、管理校友數據庫。

　　二、建立各地校友聯絡網絡,加強聯系,密切溝通。

　　三、管理、維護海大校友網。

　　四、促進校友間的交流與協作。

　　五、主辦或協辦各類校友返校慶典(慶祝)活動,提供相應服務。

　　六、配合學校其他部門開展與校友事務相關的活動。

　　七、凝聚校友力量,為學校發展提供支持。

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